Smart working: quali controlli può fare il datore di lavoro?

Smart working: in che modo il datore di lavoro può controllare un dipendente? Lo smart working - per cui la procedura semplificata per farne richiesta sarà in vigore fino al 15 ottobre - è stato particolarmente utile nel corso della fase più acuta dell’emergenza da coronavirus: ha permesso, infatti, di limitare gli spostamenti dei dipendenti garantendo, per quanto possibile, la produttività aziendale.

Il lavoratore ha potuto toccare con mano i vantaggi dello smart working, come ad esempio la maggiore flessibilità del tempo e dello spazio di lavoro. Allo stesso tempo, però, si è posto un problema, ossia riguardo a come poter controllare i propri dipendenti. Per poter gestire correttamento lo smart working, infatti, è necessario che ci sia un gran rapporto di fiducia tra dipendenti e datore di lavoro; nonostante ciò questo ha comunque diritto a svolgere dei controlli per accertare che i propri dipendenti stiano svolgendo al meglio - e con lo stesso impegno garantito in presenza - le mansioni previste.

Ebbene, per controllare il lavoratore durante lo smart working il datore di lavoro può stabilire delle regole di controllo specifiche nell’accordo che viene stipulato con il dipendente. È importante sapere, però, che ci sono dei limiti sul controllo a distanza che il datore di lavoro non può in ogni caso superare.

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Smart working: quali controlli non può fare il datore di lavoro

Prima di vedere quali sono i controlli consentiti è bene partire da quelli vietati. A tal proposito, particolare importanza in questo ambito la ricopre l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori il quale, sul tema del lavoro agile, stabilisce che il datore di lavoro non può installare o comunque utilizzare apparecchiature tecnologiche o altri sistemi tali da permettere il controllo a distanza dell’attività lavorativa svolta dal proprio dipendente.

Questi strumenti possono essere utilizzati solamente in alcuni casi per il controllo a distanza, ossia quando è previsto dall’accordo sindacale oppure quando vi è l’apposita autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Ad esempio, sono vietati i software non aziendali, come pure webcam e qualsiasi altra tecnologia che permette al datore di lavoro di capire quando il dipendente è collegato al computer. Allo stesso tempo, sono inutilizzabili anche quegli strumenti con cui viene costantemente monitorata l’attività svolta al PC, come ad esempio riguardo ai siti Internet visualizzati durante l’orario di lavoro.

Inoltre, anche nel caso in cui l’installazione di questi strumenti di controllo sia avvenuta in maniera del tutto lecita, il dipendente deve essere comunque informato riguardo al proprio utilizzo.

Come si legge nell’articolo 23 del Jobs Act, infatti, le suddette regole non si applicano agli strumenti di lavoro ma esclusivamente a “condizione che sia stata data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’ uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli”. Ciò significa che il dipendente deve essere informato riguardo alla possibilità che quello strumento di lavoro potrebbe anche essere utilizzato per effettuare un controllo delle attività da lui svolte, così come delle modalità con cui questo controllo avviene.

Smart Working: quali sono i controlli che può fare il datore di lavoro

Ogni controllo deve essere mirato e non invasivo e - come appena spiegato - deve interessare esclusivamente i beni e gli strumenti aziendali. Ad esempio, qualora lo smart worker utilizzi il PC aziendale, questo deve essere informato riguardo alla possibilità che a posteriori possano essere effettuate delle verifiche mirate sull’utilizzo fatto del dispositivo. Lo stesso vale per la casella di posta aziendale, sulla quale il dipendente non può avere aspettative di segretezza.

È proprio per questo motivo che prima del rilascio degli strumenti aziendali deve essere spiegato al dipendente che questi non devono essere utilizzati per motivi personali proprio perché suscettibili di controllo.

In ogni caso è opportuno che le forme di esercizio del potere di controllo vengano disciplinate nell’accordo individuale sottoscritto con il dipendente; accordo nel quale dovrebbero essere stabilite anche le sanzioni disciplinari nel caso in cui dal controllo ne risulti una violazione dell’accordo.