Buoni pasto elettronici: come funzionano e dove utilizzarli

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02/02/2024

02/02/2024 - 15:43

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I buoni pasto elettronici sono più convenienti? Come funzionano e a chi spettano? E qual è il loro utilizzo? Ecco tutto quello che c’è da sapere.

Buoni pasto elettronici: come funzionano e dove utilizzarli

I buoni pasto elettronici possono essere parte integrante della retribuzione di un lavoratore dipendente e rappresentano un titolo di pagamento dal valore predeterminato che sostituisce il servizio di mensa.

A differenza dei ticket cartacei, questa tipologia di buoni pasto prevede delle agevolazioni diverse dal punto di vista della tassazione e un utilizzo più facile. Scopriamo insieme come funzionano, dove utilizzarli e i vantaggi fiscali e non solo.

Buoni pasto elettronici: cosa sono e a cosa servono

I buoni pasto elettronici, come quelli cartacei, sono un beneficio che il datore di lavoro elargisce ai propri dipendenti per sostenere la spesa del pranzo o della cena (in base agli orari) che ricade all’interno del turno di lavoro.

I buoni pasto elettronici funzionano esattamente come quelli cartacei. Cambia però la modalità di emissione: l’importo è accreditato al dipendente su una carta magnetica la cui lettura avviene tramite terminale POS.

L’obiettivo è quello di rendere più digitale il mercato, ma anche l’iter burocratico in cui sono inseriti: sono facilmente validabili ma, soprattutto, il processo di fatturazione è molto più veloce rispetto a quello dei cartacei. Lo scopo è quello che, un giorno non molto lontano, possano sostituire completamente la componente cartacea. Non a caso, oltre agli elettronici tramite carta prepagata, stanno prendendo piede anche i buoni pasto totalmente digitali (app su smartphone e simili).

Dal 2020 si è cercato di preferire il buono elettronico a quello cartaceo e, in tal senso, è intervenuto anche il legislatore, modificando la tassazione dei buoni che andremo a vedere di seguito. Perché la differenza tra i buoni pasto cartacei ed elettronici non è solo nel formato ma soprattutto nella componente fiscale e di importi.

Come funzionano i buoni pasto elettronici

Il meccanismo alla base dei buoni pasto elettronici è identico a quello dei buoni pasto cartacei, con il coinvolgimento di quattro soggetti: l’azienda emittente vende pacchetti ad altre aziende, queste ultime distribuiscono i buoni pasto ai propri dipendenti che, a loro volta, li utilizzeranno negli esercizi commerciali convenzionati.

La prima differenza, evidente a tutti, è la diversa modalità di utilizzo: mentre i buoni pasto cartacei consistono in blocchetti di “ticket” da strappare di volta in volta, con un tetto massimo di 8 da utilizzare per ogni singola spesa, quelli elettronici sono appunto virtuali.
L’azienda distribuisce ai dipendenti delle schede magnetiche, simili alle carte ricaricabili o ai bancomat, dove versa il corrispettivo spettante pattuito con il dipendente stesso, in base al contratto.

I singoli lavoratori utilizzeranno queste carte esattamente come fanno con quelle personali, inserendole nei POS degli esercizi commerciali che le accettano: a quel punto, l’importo della spesa o del pasto consumato verrà scalato dalla somma complessiva contenuta nel conto virtuale della scheda magnetica che contiene i buoni pasto elettronici. Niente di più semplice.

Importi e scadenze dei buoni pasto elettronici

A decidere l’importo del buono pasto da elargire ai dipendenti è l’azienda stessa. Ma solitamente il valore dei buoni si aggira tra 7 e 8 euro giornalieri. Per quanto riguarda il valore di ogni singolo ticket, la scelta intrinseca nella normativa in vigore dal 2020 è stata quella di spingere all’utilizzo dell’elettronico, applicando una diversa tassazione.

Mentre i buoni pasto cartacei, infatti, hanno un importo esente da tassazione pari a 4 euro giornalieri, per i buoni pasto elettronici la soglia esentasse giornaliera è di 8 euro.

Ciò significa che se l’importo del buono elettronico è fino a 8 euro al giorno, per il dipendente sarà completamente esentasse. Se avrà, invece, un importo superiore, sarà tassata solo la parte giornaliera eccedente gli 8 euro.

Ma quanto durano i buoni pasto elettronici? In genere, la scadenza è molto simile a quelli cartacei. In linea di massima, si va dai 6 ai 12 mesi dal mese di emissione di riferimento del buono mensile, che viene accreditato sulla carta prepagata dei ticket. Ciò può cambiare in base al partner che fornisce i buoni e agli accordi con l’azienda.

Va inoltre ricordato che per utilizzare i buoni pasto vi è un limite giornaliero: non se ne possono cumulare più di 8 nella stessa spesa affinché risultino esenti da tassazione.

Utilizzo dei buoni pasto elettronici: dove spenderli?

Il numero di esercizi commerciali che accetta i buoni pasto elettronici aumenta giorno dopo giorno. L’azienda emittente, nel momento in cui stipula un contratto, fornisce al cliente l’elenco delle catene di supermercati e dei negozi convenzionati nei quali i lavoratori potranno utilizzare le schede magnetiche con i buoni pasto elettronici.

In ogni caso, la maggior parte dei supermercati accetta quasi ogni tipo di buoni pasto (dai più diffusi Ticket Restaurant agli Upday, passando per Postepay Lunch), mentre per ristoranti, pizzerie, bar, agriturismi, alimentari e ogni altro tipo di esercizio commerciale dove è possibile acquistare o consumare cibo, viene spesso indicato all’esterno del locale, con l’indicazione di quali tipologie di buoni elettronici vengono accettati. Basta informarsi prima, insomma: dare un’occhiata all’eventuale elenco fornito dall’azienda emittente o consultare il suo sito internet o fare attenzione a ciò che indicano i vari esercizi commerciali per evitare disguidi.

Vale lo stesso per eventuali buoni pasto elettronici scaduti: di solito si possono utilizzare per un intero anno solare e quelli emessi nell’ultimo quadrimestre hanno una scadenza temporale che va fino alla fine dell’anno successivo. Ma ogni azienda emittente ha le sue regole: sarà più semplice capire cosa fare prima di arrivare in cassa e non poter utilizzare i propri buoni pasto elettronici. Quello che vale per tutti è che non sono riconvertibili in denaro contante: non essendo moneta, non hanno valore di scambio e possono essere utilizzati solo dal lavoratore dipendente che li ha ricevuti.

I vantaggi dei buoni pasto elettronici per azienda e lavoratore

Come anticipato, i buoni pasto elettronici presentano vantaggi fiscali rispetto a quelli cartacei. In base a quanto stabilito nella legge di bilancio del 2020, infatti, la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici è aumentata da 7 a 8 euro, mentre quella dei buoni pasto cartacei, fatti salvi quelli riservati ai lavoratori addetti a cantieri edili o altre strutture lavorative ubicate in zone prive di servizi di ristorazione o difficilmente raggiungibili, è diminuita da 5,29 a 4 euro.
Il motivo che ha spinto il legislatore ad apportare questa modifica rientra nella cosiddetta “rivoluzione digitale”, con la convinzione di aiutare l’emersione del nero, rendendo tracciabili i pagamenti.

Per i lavoratori dipendenti il vantaggio è evidente: i buoni pasto elettronici fanno parte della retribuzione in qualità di benefit, ma non concorrono al reddito imponibile, almeno non fino alla soglia indicata di 8 euro giornalieri, il doppio rispetto a quella dei buoni pasto cartacei. Teoricamente, un’azienda può distribuire buoni pasto di valore inferiore o superiore a quella soglia, ma nel secondo caso ogni centesimo in più rispetto agli 8 euro indicati dal legislatore, sarà soggetto all’Irpef. Anche l’azienda ha un vantaggio cospicuo nell’acquistare buoni pasto elettronici anziché cartacei: l’Iva è infatti indetraibile per i vecchi blocchetti di ticket, mentre è detraibile al 4% per quelli virtuali.

Non è tutto: per i titolari d’azienda e soci, nonché per le ditte individuali, si sale al 10%. Infine, soprattutto dopo l’introduzione del Pos unico, c’è un vantaggio anche per gli esercizi commerciali che accettano i buoni pasto elettronici, con l’eliminazione di alcuni rischi (ticket scaduti o falsificati, errori nel conteggio, possibilità di furti o smarrimenti al momento delle consegne e spedizioni) e di tempo sprecato (alla cassa, per le operazioni connesse, ma anche per il trasporto fisico dei ticket cartacei per la loro conversione in denaro), ma anche per la maggiore celerità dei pagamenti, con il recupero del credito che in linea generale diminuisce da 4 mesi a 40 giorni.

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